Основы работы на портале Sharepoint

Страница входа в Office 365 и портал Sharepoint: https://portal.microsoftonline.com

Сайт – Корпоративный портал

Сайт

Сайт — это группа взаимосвязанных веб-страниц, на которых участники группы могут работать над проектами, хранить данные и документы и обмениваться сведениями. Например, рабочая группа может иметь собственный сайт, где хранятся расписания, файлы и сведения о порядке работы. У всех сайтов SharePoint есть общие элементы: списки, библиотеки, веб-части и представления.

На портале есть возможность создания электронного архива документов для их хранения, обмена и обсуждения.

Добавление документов на портале

На главной странице портала Вы можете просмотреть документы в одной из нескольких папок: Электронные документы, Поручения, Отчёты, Ссылки, Контакты.

Для того, чтобы создать файл непосредственно на портале, нужно нажать кнопку «Создать документ» расположенную над списком всех документов, здесь же можно создать папку, в которую потом добавить несколько документов.

Чтобы перенести документ на портал просто достаточно перетащить документ в окно браузера, открытого на вкладке портала.

 

Сохранять файлы в библиотеке можно также из других клиентских программ, совместимых с SharePoint. Например, можно сохранить документ Microsoft Word в библиотеке на сайте SharePoint во время работы в Word, выбрав пункт меню «Файл», «Сохранить как».

Первоначально нужно будет добавить портал, выбрав пункт меню «Добавление места», ввести логин/пароль входа в Office 365? После чего можно сохранять документ на портал из Word.

Чтобы добавить элемент в список или файл в библиотеку, необходимо разрешение дополнять список или библиотеку. После добавления пользователем элемента или файла другие пользователи, имеющие разрешение на чтение списка, могут просмотреть этот элемент или файл.

Изменение документов на портале

Для того чтобы отредактировать документ на портале, нужно нажать на пункт меню «Многоточие», находящемся справа от каждого документа и нажать «Изменить», в этом случае документ откроется в Word на Вашем рабочем компьютере. При внесении изменений в документе и их сохранении, документ автоматически обновится на портале и будет доступен Вашим коллегам.

Также это меню предоставляет возможность быстрого просмотра документа. Редактировать можно только по одному документу.

Удаление документов с портала

Для того чтобы удалить документ с портала, Вам нужно нажать пункт меню «Многоточие», находящееся справа от каждого документа (аналогично редактированию документа), в появившемся окне повторно нажать «Многоточие» и выбрать «Удалить».

В этом разделе также доступен такой пункт меню как «Загрузить копию», при выборе которого необходимый документ будет скачан с портала на компьютер.

Если Вам необходимо удалить сразу несколько документов, то нужно отметить их «флажками», которые расположены слева от каждого документа и в верхней ленте «Обзор, Файлы, Библиотека» нажать на кнопку «Удалить документ».

Разрешения и доступ

Для доступа к сайту необходимы соответствующие разрешения. По умолчанию большинству пользователей сайта предоставлены разрешения на участие в нем. На сайте возможна настройка ограничения доступа к файлу или папке.